L'organizzazione
La gestione operativa e amministrativa è svolta dal Consiglio Direttivo, presieduto dal Direttore. A ogni consigliere è delegato un incarico operativo e amministrativo nelle funzioni di Segreteria – Tesoreria, Relazioni esterne e Direzione gruppi operativi.
L'attività è svolta da quattro gruppi operativi che interagiscono tra di loro secondo delle precise procedure. Ogni gruppo si occupa di un settore d'intervento con compiti precisi.
1. GRUPPO TERRITORIO:
esegue un monitoraggio costante sul territorio con l'obiettivo di rilevare la presenza di fondi, materiale fotografico o di altri beni culturali che rientrano nelle finalità operative dell'archivio.
2. GRUPPO STORIA:
esegue l'analisi storica – territoriale del bene soggetto a catalogazione con l'obiettivo di raccogliere quante più notizie possibile che concorrano alla sua definizione e valorizzazione (bibliografiche, storiche, documentali, riportate, ecc.).
3. GRUPPO FOTOGRAFIA:
esegue l'analisi tecnico – fotografica del bene soggetto a catalogazione con l'obiettivo di raccogliere tutte le fondi d'informazione. Il gruppo, come per il precedente, coinvolgendo terze parti (consulenze), può svolgere sessioni d'approfondimento di ricerca. Esegue la duplicazione fotografica del bene soggetto ad archiviazione.
4. GRUPPO ARCHIVIO:
esegue la gestione informatizzata dei dati prodotti dai gruppi precedenti interagendo tra gli stessi come legante e come supporto operativo – funzionale.
5. CONSIGLIO DIRETTIVO:
pianifica annualmente le linee guida operative definendo i progetti da intraprendere. Controlla lo svolgimento delle attività operative, ne verifica i risultati finali ed apporta eventualmente correttivi alla struttura organizzativa o alle procedure.
Nel caso in cui il numero di volontari sia ridotto la struttura organizzativa ed operativa si riduce ad un Consiglio Direttivo composto da tre membri e tutti gli incontri, con contenuti organizzativi, vengono trattati direttamente dall'assemblea dei volontari.